privacidad de las conversaciones en el área de trabajo

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Resolución de los problemas de privacidad de las conversaciones en el área de trabajo

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Collaboration vs. Speech Privacy Can Modern Offices Have it Both Ways

En la imagen mental más común de un edificio de oficinas aparecen los despachos particulares a lo largo de las paredes, mientras que los cubículos ocupan el espacio abierto del centro. Algunas empresas tecnológicas y “startups” han adoptado mesas de trabajo comunes en vez de cubículos, mientras que otras han optado por renovar los edificios con techos abiertos y sin bombillas fluorescentes. En todos los estilos de oficina es posible encontrar

despachos particulares y salas de conferencia separadas por vidrieras (o paredes finas).

¿Qué tienen en común todos los espacios de oficina? Muy probablemente, trabajadores insatisfechos; pero no por los proyectos, los jefes o incluso los compañeros, sino porque la oficina carece de privacidad de las conversaciones. Las divisiones en cubículos bajos, aunque ideales para el trabajo en equipo, no aíslan contra el ruido del compañero de al lado hablando en voz alta con sus clientes. Las paredes y ventanas de vidrio dan un aspecto moderno, pero las conversaciones que se producen en ellas se escapan con facilidad hacia toda la oficina.

Si bien la mayoría de los directores de instalación, de recursos humanos y de informática son conscientes de que las distracciones acústicas son un problema serio, no son conscientes de que existe una solución rentable que aprobaría hasta el director ejecutivo con el presupuesto más ajustado. Tampoco tienen en cuenta que quien mejor puede solucionar el problema es la compañía de instalación eléctrica o telefónica contratada por la empresa. La solución se llama enmascaramiento de sonido y es una de las maneras más eficientes para eliminar los problemas acústicos de cualquier oficina.

 

 

El problema de la privacidad de las conversaciones: Descontento de los trabajadores

El Centro para el ambiente edificado de la Universidad de California en Berkeley realizó una encuesta a más de 25 000 trabajadores, en más de 2000 edificios para determinar cuál era para ellos el principal problema del ambiente de trabajo.

Los investigadores descubrieron que, de entre todos los factores del ambiente de trabajo, incluidos la disposición de la oficina, el amueblado, la temperatura, la calidad del aire y la iluminación, la privacidad de las conversaciones era el factor que les producía un mayor descontento.

¿Qué es la privacidad de las conversaciones? En pocas palabras, es la capacidad, o incapacidad, de un oyente no intencionado para entender una conversación entre otras personas. El descontento con el nivel de privacidad de las conversaciones significa que los trabajadores escuchan por casualidad conversaciones que no deberían escuchar, lo que distrae y resulta y molesto.

Los resultados de la encuesta del Centro para el ambiente edificado se han confirmado estudio tras estudio. Un grupo de investigadores de la Universidad de Sídney, Australia, ha hallado que la falta de privacidad de las conversaciones es la primera queja entre los trabajadores en oficinas con cubículos y en oficinas de planta abierta. El 60 % y el 50 % de trabajadores, respectivamente, lo describen como un problema de primer orden. La Universidad de California en Irvine descubrió que los trabajadores sufren interrupciones una vez cada once minutos y llegan a tardar hasta 23 minutos en recuperar por completo el ritmo de trabajo tras ser interrumpidos.

Fuente: Análisis de datos del Centro para el ambiente edificado por Jungsoo Kim y Richard de Dear, Universidad de Sídney

Fuente: Análisis de datos del Centro para el ambiente edificado por Jungsoo Kim y Richard de Dear, Universidad de Sídney

 

El problema de la privacidad de las conversaciones: Pérdida de productividad

En un reciente estudio presentado en el Congreso internacional sobre el ruido como problema para la salud pública,

Los investigadores descubrieron que los trabajadores pierden una media de 21,5 minutos al día por culpa de las distracciones provocadas por otras conversaciones, lo que convierte a la falta de privacidad de las conversaciones en la principal causa de pérdida de productividad. Otro estudio de Steelcase/Ipsos en 2014 halló que los trabajadores perdían unos 86 minutos al día por culpa de las distracciones acústicas. Aun siendo conservadores en las estimaciones, esta pérdida de productividad conlleva grandes pérdidas económicas para las empresas. 21,5 minutos al día equivalen a más o menos el 4 % de la jornada laboral media de un trabajador.

El problema de la privacidad de las conversaciones: Consecuencias legales

La falta de privacidad de las conversaciones no engloba solo las distracciones de los trabajadores y el gasto para los empleadores; también implica que los trabajadores pueden escuchar conversaciones que no deberían escuchar.

Las paredes baratas y estrechas del despacho privado moderno no garantizan la privacidad de sonido con las puertas cerradas, que incluso generan una ilusión de privacidad que puede resultar contraproducente. Si la gente equivocada escucha ciertas conversaciones, se podría producir la peor pesadilla del personal de recursos humanos de cualquier empresa. En algunos casos, la privacidad de las conversaciones insuficiente puede incluso ser ilegal. Un ejemplo se da en las oficinas donde se comparte información médica, como las conversaciones entre médicos y pacientes. Estos lugares deben asegurar la privacidad para cumplir con las normas sanitarias.

Enmascaramiento de sonido: Resolución del problema de privacidad de las conversaciones

Aunque todo el mundo sabe que el ruido en la oficina es un problema, pocos saben que existe una solución al problema más allá de dar un despacho particular a cada trabajador o alzar las paredes de los cubículos.

El tratamiento acústico más sencillo para combatir la falta de privacidad de las conversaciones es el enmascaramiento de sonido. A pesar de que la tecnología apareció en los años cincuenta, la mayoría la desconoce. Básicamente, el enmascaramiento de sonido es el proceso mediante el cual se agrega un sonido de fondo no intrusivo de nivel bajo para reducir la comprensibilidad del habla humana y las distracciones acústicas del ambiente. Se parece bastante al “ruido blanco”, pero ahora veremos la diferencia.

Parece que no tiene sentido añadir sonido al ambiente para que haya menos ruido; no obstante, el sonido se enmascara de esta manera. El sonido enmascarador se ajusta específicamente

a las frecuencias de la voz humana para cubrir, o “enmascarar”, el exceso de ruido al hablar y crear un ambiente acústico más agradable. La instalación de un sistema de enmascaramiento de sonido incluye el cableado por encima de las placas del techo y la conexión de los cables a un módulo centralizado de control, que se almacena en la sala de servidores.

El enmascaramiento de sonido no inhibe las conversaciones; solo acorta la distancia desde la cual se puede escuchar a un hablante. En la mayoría de los ambientes de oficina, el sonido viaja entre 15 y 30 metros. Con el enmascaramiento de sonido, la distancia se reduce hasta unos 5 metros, por lo que las conversaciones de ambiente se entienden peor de lo habitual. Los trabajadores pueden oír si se produce una conversación, pero como no entienden lo que se dice en ella, es más fácil ignorarla y distrae menos.

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Sound Masking “Enmascaramiento de sonido”: Lo que importa es la uniformidad

Mucha gente confunde el enmascaramiento de sonido con el ruido blanco. De hecho, si se sube el volumen del ruido blanco al mismo que el del enmascaramiento, produciría un sonido siseante constante, como el de una radio cuando no está sintonizada. El enmascaramiento de sonido, por otra parte, suena de manera más agradable y apenas se nota. Se parece al sonido de una brisa a través de un conducto. Los fabricantes diseñan los sonidos enmascaradores de maneras diferentes, pero todos se centran en la calidad del sonido y el nivel de decibelios que enmascara la comprensibilidad de la voz humana.

Para instalar un sistema de enmascaramiento de sonido, es necesario establecer el espectro ideal para enmascarar el sonido y, a continuación, amplificarlo al volumen adecuado. Una vez se ha completado este paso, el encargado de integrar la tecnología debe asegurar que el volumen sea constante en toda la oficina.

Si el sonido enmascarador es demasiado bajo, no surtirá efecto, y si es demasiado alto, será una distracción. El volumen adecuado para enmascarar el sonido no debe superar los 48 decibelios (dBA). A modo de comparación, una conversación de oficina entre dos personas sentadas una al lado de la otra se produce a unos 60 dBA.

La relación entre las voces y el sonido enmascarador asegura que este no afectará a la comprensión del mensaje en una conversación entre dos personas, pero reduce la capacidad de escuchar por casualidad una conversación a 5 o 10 metros de distancia.

Elementos clave: espectro de sonido
El color del ruido: el enmascaramiento de sonido no es ruido blanco

  • Quienes trabajan en la industria del enmascaramiento de sonido están de acuerdo con el espectro para que el enmascaramiento surta efecto
  • Cuando el enmascaramiento de sonido actúa dentro de este espectro, funciona y no es intrusivo.

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Sound Masking “Enmascaramiento de sonido”: División adecuada por zonas

También es importante dividir el área de trabajo por zonas para producir el volumen ideal para enmascarar el sonido.

El sistema debe adaptarse lo suficiente a las diferentes características arquitectónicas y tener en cuenta el tamaño de la habitación, la altura del techo, el amueblado, los tratamientos acústicos y más factores, además de adecuar el volumen para proporcionar un campo acústico constante. Para realizar todo esto, se divide el sistema en zonas más pequeñas, para agrupar en conjunto las áreas con una acústica similar y así ajustar el sistema a cada ambiente.

A continuación, se muestra un ejemplo sencillo en el que el área central abierta, los despachos particulares y los pasillos se encuentran en zonas separadas. Cada uno de estos ambientes tiene una acústica diferente, por lo que es importante poder ajustar el enmascaramiento para cada espacio sin que afecte al resto de zonas. No significa gestionar cada par de altavoces individualmente: un buen sistema de enmascaramiento de sonido producirá un sonido constante dentro de cada área acústica, mientras permite agrupar áreas similares por zonas. Como lo importante es que el sistema sea uniforme, no se recomienda que el usuario final lo controle, ni tampoco se recomienda. La mayoría de los trabajadores no se dará cuenta del sistema de enmascaramiento de sonido.

Una vez instalado, necesita tanto mantenimiento rutinario como las señales de salida de emergencia.

Enmascaramiento de sonido: No solo para oficinas

Aunque las oficinas comerciales son el ambiente más habitual donde se aplica el enmascaramiento de sonido, existen otros sectores e industrias que pueden hacer buen uso de la tecnología.

Las instituciones académicas son ambientes ideales para instalar soluciones de enmascaramiento de sonido, ya que los estudiantes agradecerían tener menos distracciones acústicas en zonas como salas de ordenadores, aulas de exámenes y bibliotecas. Las organizaciones con centros de llamadas pueden aprovechar el enmascaramiento de sonido para facilitar la escucha de las llamadas y asegurar la confidencialidad de la información. En las instituciones financieras y los bancos comerciales, el enmascaramiento de sonido es un método efectivo para mantener la información financiera privada a salvo de oídos indiscretos. Como ya hemos mencionado anteriormente,

El sector sanitario necesita proteger la privacidad de sonido, no solo para garantizar la confidencialidad del paciente, sino también para que los pacientes en las habitaciones se recuperen con menos distracciones acústicas.

Enmascaramiento de sonido: La disposición del terreno

Los sistemas de enmascaramiento de sonido varían según su complejidad: algunos de ellos están compuestos por docenas de componentes, multitud de direcciones IP y una instalación informática complicada, mientras que otros funcionan con un sencillo módulo de control montado en la pared, cables de categorías conocidas y altavoces conectados en cadena. En la mayoría de sistemas de enmascaramiento de sonido, los altavoces se gestionan desde un módulo de control central instalado en la sala de servidores o en otra ubicación parecida. Los módulos de control pueden conectarse a la red y protegerse mediante contraseña, pero como los sistemas de enmascaramiento de sonido están concebidos para instalarlos y olvidarse de ellos, muchos usuarios finales los mantienen desconectados por completo de la red.

El único cambio diario que podría necesitar un sistema de enmascaramiento de sonido sea bajar el volumen por la noche para que los guardas de seguridad puedan escuchar por toda la oficina, y aun así se puede configurar el sistema una vez se ha instalado para que lo haga automáticamente. No obstante, cabe destacar que muchos sistemas también incluyen funciones de megafonía y música de fondo y que la integración de estas funciones podría determinar la ubicación del módulo de control. Los sistemas de enmascaramiento de sonido no interfieren con los sistemas de megafonía o intercomunicación que haya instalado previamente la empresa.

Se pueden clasificar los sistemas de enmascaramiento de sonido en dos tipos. En los sistemas de “campo directo”, los altavoces se instalan en el interior de las placas del techo, o en las vigas y columnas en el caso de los techos abiertos, y emiten el sonido directamente hacia el ambiente. Normalmente utilizan muchos altavoces pequeños y se necesita realizar menos ajustes del tono porque el sonido se reproduce de manera directa en el área ocupada. También existen los sistemas “por conductos”, en los cuales los altavoces se instalan sobre las placas del techo y el sonido se proyecta desde el suelo del techo hasta el ambiente que se encuentra más abajo. Suelen utilizar menos altavoces que el sistema anterior, pero también son más grandes y es necesario realizar más ajustes del tono por los obstáculos que se encuentran en los conductos de ventilación (aparatos de aire acondicionado, soportes para cables…), que alteran el sonido que se emite a través del área ocupada.

Cada sistema de enmascaramiento de sonido tiene sus ventajas y sus desventajas. Decidir qué sistema es mejor depende del encargado de la instalación y del cliente. La única cosa que tienen en común todos los sistemas es que la instalación la debe llevar a cabo un profesional con experiencia en la instalación de cableado.

Acerca de Cambridge Sound Management

Cambridge Sound Management, Inc. fabrica los sistemas de enmascaramiento de sonido QtPro para proteger la privacidad de sonido,

Reducir las distracciones acústicas y mejorar la productividad en las áreas de trabajo para organizaciones en múltiples sectores. Gracias a la tecnología de campo directo Quiet Technology, QtProfunciona mediante la emisión de sonidos de fondo uniformes y apenas perceptibles con las frecuencias de la voz humana. Rentables y fáciles de instalar,

QtPro se utiliza en cientos de millones de metros cuadrados por todo el mundo, incluidas organizaciones comerciales, instalaciones sanitarias y educativas, sedes financieras e instituciones gubernamentales.

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